ИНСТРУКЦИЯ № И-1 ОТ 8 ЮНИ 2022 Г. ЗА УСЛОВИЯТА И РЕДА ЗА ОРГАНИЗИРАНЕ, ПОДДЪРЖАНЕ И ДОСТЪП ДО ЕЛЕКТРОННИЯ РЕГИСТЪР НА ВОЕННОСЛУЖЕЩИТЕ И ЦИВИЛНИТЕ СЛУЖИТЕЛИ - "АВТОМАТИЗИРАНА СИСТЕМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЧОВЕШКИТЕ РЕСУРСИ"
В сила от 17.06.2022 г.
Издадена от министъра на отбраната
Обн. ДВ. бр.45 от 17 Юни 2022г., отм. ДВ. бр.45 от 28 Май 2024г.
In order to view this page you need Adobe Flash Player 9 (or higher) equivalent support!
Глава първа.
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл. 2. Електронният регистър по
чл. 328, ал. 1, т. 1 ЗОВСРБ е реализиран с информационна система "Автоматизирана система за управление на човешките ресурси".
Чл. 3. Автоматизираната система за управление на човешките ресурси осигурява процесите по:
1. създаване, съхраняване, обмен, защита, контрол и поддържане в актуално състояние на единен информационен ресурс за организационно-щатната структура, военнослужещите и цивилните служители в Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия, с изключение на Служба "Военно разузнаване";
2. създаване, поддържане в актуално състояние, обменяне, защита и съхраняване на информация за ресурсите от резерва и за комплектуването на въоръжените сили при условия и по ред, определени с наредба на Министерския съвет по чл. 4, ал. 3 от Закона за резерва на въоръжените сили на Република България.
Чл. 8. Автоматизираната система за управление на човешките ресурси осигурява:
1. изграждане на организационна структура на подчиненост;
2. изготвяне на длъжностни разписания и щатове;
3. въвеждане и поддържане в актуално състояние на персонални данни на военнослужещите и цивилните служители в Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия, с изключение на Служба "Военно разузнаване";
4. въвеждане и поддържане в актуално състояние на персоналните данни на личния състав от ресурсите от резерва;
5. подготовка на документи и управление на ежедневната административна дейност по личния състав;
6. планиране и отчет на подготовката и развитието на военнослужещите, цивилните служители и резервистите;
7. подготовка на обобщени сведения, справки, списъци и др. по нива на управления и конкретни военни формирования/структури;
8. финансово осигуряване - изчисляване на работни заплати, парично-вещево осигуряване и всички видове отчисления на военнослужещите и цивилните служители.
Чл. 9. Основни правила за достъп и работа в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси:
1. достъпът до системата се осъществява с персонален акаунт (потребителско име и парола) за всеки потребител;
2. по-високото йерархично звено осигурява работата и контролира въвеждането на данните на подчинените си звена;
3. на всяко ниво могат да се генерират справки върху достъпния обем от информация - съобразно правата на достъп;
4. правата на достъп на потребителите до информация в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси се осигурява чрез системните функции, при спазване на принципа "необходимост да се знае" и отчитане на нивото на класификация на информацията, достъпвана от съответния потребител.
Чл. 10. (1) Командирът (началникът) на военното формирование или ръководителят на съответната структура със своя заповед определя потребителите на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, структурите/военните формирования, за които се дават правата, както и конкретния достъп до съответните подсистеми и модули. Заповедта се съгласува с длъжностното лице по защита на личните данни.
(2) Командирът (началникът) на военното формирование или ръководителят на съответната структура със своя ежегодна заповед организира и контролира процесите по въвеждане и актуализиране на данните в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, като определя сроковете и дейностите по:
1. синхронизиране на данните в подсистема "Персонални данни за служителите" на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси с азбучните служебни карти (АСК) и служебните дела - за военнослужещите, и с трудовите или служебните досиета - за цивилните служители;
2. запознаване на военнослужещите и цивилните служители с персоналните данни, които се обработват и съхраняват в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси за тях, за актуализиране съгласно чл. 12, т. 1;
3. предоставяне на документи за удостоверяване на липсващата информация от военнослужещите и цивилните служители на длъжностните лица от структурите по управление на човешките ресурси (по личния състав) съгласно чл. 12, т. 2.
Чл. 11. (1) В Автоматизираната система за управление на човешките ресурси се събират, обработват и съхраняват лични данни само за нуждите на отбраната.
(2) Потребителите на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси по чл. 10, ал. 1 са обработващи лични данни по смисъла на Закона за защита на личните данни с произтичащите от това права и задължения и се определят на основание длъжностната характеристика или акт на министъра на отбраната.
(3) Министърът на отбраната със свой акт прилага мерки по сигурността на обработването и защитата на личните данни в информационната система.
Чл. 12. Актуализация на лични данни се извършва:
1. по искане на лицето, за което се отнасят личните данни, когато то е установило, че е налице грешка или непълнота в тях и удостовери това с документ;
2. по инициатива на обработващия лични данни - при наличие или изискване на документ, даващ основание за актуализация.
Раздел II.
Подсистеми и модули
Чл. 15. Подсистема "Персонални данни за служителите" ("Витоша") осигурява дейностите по:
1. създаване и поддържане на персонални данни на личния състав по чл. 3, т. 1;
2. подготовка и отпечатване на служебните карти на военнослужещите от Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия, с изключение на Служба "Военно разузнаване".
Раздел III.
Права на потребителите при работа с подсистеми и модули
Чл. 24. Правата на потребителите при работа с подсистеми и модули в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси са:
1. "Създаване и редактиране";
2. "Разглеждане";
3. "Отпечатване";
4. "Въвеждане";
5. "Изготвяне на служебни карти";
6. "Въвеждане на оценка от операция/мисия";
7. "Управление на квалификацията";
8. "Военно формирование";
9. "Обучаваща организация";
10. "Управление на резерва";
11. "Военно окръжие";
12. "Управление на кандидатите";
13. "Управление".
Чл. 26. За работа в подсистема "Щатове и длъжностни разписания" се предоставят следните права:
1. "Създаване и редактиране" - потребителят може да създава нов щат или длъжностно разписание ("Собственик на щата") и може да предоставя права над тях на други потребители; може да редактира щатове и длъжностни разписания, след като техният "Собственик" му е предоставил права;
2. "Разглеждане" - потребителят може да преглежда щатове и длъжностни разписания, след като техният собственик му е предоставил права;
3. "Копиране" - потребителят може да копира "Щатове и длъжностни разписания";
4. "Отпечатване" - потребителят може да печата "Щатове и длъжностни разписания".
Чл. 27. За работа в подсистема "Персонални данни за служителите" се предоставят следните права:
1. "Въвеждане" - потребителят може да въвежда, променя или изтрива данни на служителите, достъпни от предоставените му права по организационната структура;
2. "Разглеждане" - потребителят може само да преглежда данните на служителите, достъпни от предоставените му права по организационната структура;
3. "Изготвяне на служебни карти" - потребителят може да изготвя и отпечатва служебни карти на военнослужещите;
4. "Въвеждане на оценка от операция/мисия" - потребителят може да въвежда данни от формуляра за оценка на изпълнението на функционалните задължения от военнослужещите при участие в операции и мисии.
Чл. 30. За работа в подсистема "СТАНАГ" се предоставят следните права:
1. "Създаване и редактиране" - потребителят може да създава изпитни сесии, протоколи и определено учебно заведение;
2. "Въвеждане" - потребителят може да въвежда в протоколи явяващите се на изпит за владеене на чужд език, отразява резултатите от проведените изпити;
3. "Отпечатване" - потребителят може да отпечатва сертификати за владеене на чужд език;
4. "Разглеждане" - потребителят може само да преглежда данните съгласно предоставените му права.
Чл. 31. За работа в модул "Квалификация" се предоставят следните права:
1. "Управление на квалификацията" - потребителят може да създава регистър на курсовете за съответната година; обобщава заявките за квалификация и подготвя годишния план за придобиване и повишаване на квалификацията, създава заповедите за провеждане на курсове;
2. "Военно формирование" - потребителят може да изготвя заявки за курсове за служителите, достъпни от предоставените му права по организационната структура;
3. "Обучаваща организация" - потребителят може да планира курсовете по дати и брой обучаеми; отразява крайни резултати от проведените курсове.
Чл. 33. За работа в модул "Отчет на ресурсите от резерва" се предоставят следните права:
1. "Управление на резерва" - потребителят може да генерира справки за ресурсите от резерва, да въвежда заявки от други министерства, да определя военно окръжие за изпълнение на заявките и да редактира класификатори;
2. "Военно формирование" - потребителят може да въвежда заявки по команди и да прави справки за изпълнението им;
3. "Военно окръжие" - потребителят може да води отчет на резерва, да дава мобилизационно назначение.
Чл. 34. За работа в модул "Кандидати" се предоставят следните права:
1. "Управление на кандидатите" - потребителят може да въвежда заповеди за провеждане на конкурси и техните параметри;
2. "Военно окръжие" - потребителят може да въвежда кандидати и да отразява желанията им за съответния конкурс;
3. "Военно формирование" - потребителят може да отразява резултатите от изпити и класирания.
Чл. 35. За работа в модул "Безопасност и здраве при работа" се предоставят следните права:
1. "Управление" - потребителят може да поддържа класификатори, да анализира трудовите злополуки и условията на труд на работните места;
2. "Военно формирование" - потребителят може да изготвя документи при трудови злополуки; може да създава и редактира информация за условията на труд на работните места.
Глава втора.
ПРАВА И ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА ДЛЪЖНОСТНИТЕ ЛИЦА
Чл. 36. За функциониране на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси се определят длъжностни лица, както следва:
1. системен администратор на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси; определя се със заповед на началника на военно формирование 26340 - София;
2. администратор по сигурността на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси; определя се със заповед на командира на Командването за комуникационно-информационната поддръжка и киберотбрана;
3. потребител на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси; определя се със заповед на командира (началника) на военното формирование или ръководителя на съответната структура.
Чл. 37. Права и задължения на системния администратор на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси:
1. администрира системното програмно осигуряване на сървърите на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси;
2. администрира базите от данни на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси;
3. администрира приложенията, като създава или модифицира обекти, правила и процеси за правилното взаимодействие с базата данни;
4. следи и анализира системните записи за възникнали грешки в работата на системата и взема мерки за отстраняването им;
5. създава и редактира еталони и форми на справки и документи;
6. следи за работоспособността на системата и дава препоръки за повишаване на ефективността.
Чл. 38. Права и задължения на администратора по сигурността на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси:
1. предоставя достъп на потребителите на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, като създава персонални акаунти и отразява в системата определения достъп до съответните подсистеми и/или модули съгласно получените заявки по чл. 43;
2. води регистър, в който поддържа актуален поименен списък на потребителите на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, персонален акаунт и права за достъп до съответните подсистеми и/или модули;
3. следи и контролира извършваните дейности от потребителите на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, като анализира записите за възникнали грешки в работата на системата за управление на базата данни и взема мерки за отстраняването им;
4. архивира базата данни на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси;
5. възстановява базата данни при необходимост;
6. осъществява пряк контрол по отношение на изпълнението на мерките и процедурите за сигурност в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, като:
а) следи за спазването на мерките и процедурите за сигурност при инсталирането, конфигурирането, поддръжката и промените в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси;
б) следи за правилното функциониране на механизмите за сигурност;
в) управлява, наблюдава и анализира свързаните със сигурността одитни записи на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси и осигурява тяхното резервиране и съхраняване;
7. при възникване на събитие, представляващо заплаха от компрометиране, загуба на достъпност и/или цялостност на информацията в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, предприема необходимите мерки за защита на информацията.
Чл. 39. Задължения на потребителите на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси:
1. да са запознати с настоящата инструкция и ръководството на потребителя за съответната подсистема и/или модул;
2. да използват правата си за работа с Автоматизираната система за управление на човешките ресурси само и единствено по предназначение и във връзка с изпълнение на своите служебни задължения;
3. да осигуряват достоверността, актуалността и пълнотата на информацията, до която имат достъп за добавяне, редактиране и/или изтриване;
4. да въвеждат данните от документите, за които не са посочени конкретни срокове за въвеждане в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, до един месец от получаването им;
5. да отпечатват и съхраняват документи (сведения, справки и др.) от Автоматизираната система за управление на човешките ресурси съгласно действащата нормативна уредба и процедурите за сигурност;
6. да пазят от разкриване паролата си и да не предоставят за ползване акаунта си;
7. да променят паролата си в указаното време;
8. задължително да излязат от акаунта си след приключване на работа в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси;
9. да докладват на системния администратор на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси за всяка повреда на хардуера;
10. незабавно да докладват на администратора по сигурността за всички нарушения по сигурността, потенциални заплахи и съмнения за нерегламентиран достъп до класифицирана информация;
11. да въвеждат данни в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси в съответствие с предоставените им права в сроковете, определени в действащата нормативна уредба.
Глава трета.
УСЛОВИЯ И РЕД ЗА ДОСТЪП НА ПОТРЕБИТЕЛИ ДО СИСТЕМАТА
Раздел I.
Условия за достъп до системата
Чл. 40. Потребител на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси е длъжностно лице от Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия, което отговаря на следните условия за достъп до системата:
1. да притежава разрешение за достъп до класифицирана информация до ниво не по-ниско от нивото на класификация на информацията на предоставените електронни услуги в КИС "ЩИТ";
2. да е запознато със своите права и задължения, посочени в инструкцията, и да е преминало обучение в областта на сигурността на КИС "ЩИТ", Автоматизираната система за управление на човешките ресурси и защитата на личните данни;
3. да има предоставени права за достъп до ресурсите на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси.
Чл. 42. (1) Достъпът до акаунт на потребител, който не е ползван повече от три месеца, се забранява.
(2) Възстановяване на достъпа до Автоматизираната система за управление на човешките ресурси може да се извърши единствено от администратора по сигурността на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси.
(3) Акаунтът на потребител, който не е ползван повече от една година, се изтрива.
Раздел II.
Ред за предоставяне на достъп до системата
Чл. 43. (1) Предоставянето на достъп до Автоматизираната система за управление на човешките ресурси се осъществява с изготвяне на електронна заявка за модул "АСУ на ЧР", която се достъпва чрез електронната платформа на "Център за електронни заявки в КИС "ЩИТ", в съответствие с указанията на Главния информационен мениджър, относно създаване на организация за използване на електронни заявки за включване/изключване и предоставяне/снемане на електронни услуги в КИС "ЩИТ" и интернет (домейн armf.bg).
(2) Заявката по ал. 1 включва:
1. звание, име, презиме, фамилия, длъжност на потребителя;
2. структура/военно формирование, адрес, стая, телефон;
3. потребителско име в КИС "ЩИТ";
4. желано ниво за достъп до класифицирана информация в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси;
5. права за достъп до структури/военни формирования;
6. права на потребителите при работа с подсистеми и модули в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси.
(3) Заявките за достъп се изготвят от определено от ръководителите на съответните структури или командирите/началниците на военни формирования лице.
(4) Заявките за достъп се утвърждават от командира (началника) на военното формирование или ръководителя на съответната структура, издала заповедта по чл. 10, ал. 1, или от оправомощено от него длъжностно лице.
(5) Към заявката по ал. 1 се прикачва копие на заповедта по чл. 10, ал. 1.
Раздел III.
Ред за ползване на автоматизирани работни места за работа със системата
§ 1. "Автоматизирано работно място" за работа с Автоматизираната система за управление на човешките ресурси (АРМ) е Работна станция от КИС "ЩИТ", на която има инсталиран софтуер за работа с Автоматизираната система за управление на човешките ресурси.
Преходни и Заключителни разпоредби
§ 2. (1) В 50-дневен срок от влизането в сила на инструкцията командирите (началниците) на военни формирования или ръководители на структури издават заповеди по чл. 10, ал. 1 и организират изготвянето на електронни заявки по чл. 43 от инструкцията за потребители в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси.
(2) До издаването на актовете по ал. 1 се прилага редът за достъп до Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, определен при условията и по реда на Инструкция № И-5 от 5.09.2017 г. за условията и реда за организиране, поддържане и достъп до електронния регистър на военнослужещите и цивилните служители - "Автоматизирана система за управление на човешките ресурси".
§ 3. Инструкцията се издава на основание чл. 328а, ал. 2 от Закона за отбраната и въоръжените сили на Република България и отменя Инструкция № И-5 от 5.09.2017 г. за условията и реда за организиране, поддържане и достъп до електронния регистър на военнослужещите и цивилните служители - "Автоматизирана система за управление на човешките ресурси" (ДВ, бр. 77 от 2017 г.).
